Zásady zpracování osobních údajů

1Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Dále jen „správce", „my" nebo „Centrum prevence a ochrany".

2Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze osobní údaje, které potřebujeme pro konkrétní účely uvedené níže.

Údaje z poptávkového formuláře

Pokud nám odešlete poptávku programu nebo školení, můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení kontaktní osoby,
• název školy, organizace nebo firmy,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo,
• město/obec a kraj,
• typ klienta,
• vybraný program nebo oblast zájmu,
• ročník nebo věkovou skupinu,
• počet tříd, skupin nebo účastníků,
• orientační počet dětí, studentů nebo dospělých účastníků,
• preferovaný termín, den a čas realizace,
• adresu místa realizace,
• další informace uvedené ve zprávě nebo poznámce.

U školních programů nepotřebujeme jména konkrétních dětí, žáků, studentů ani rodičů. Pokud popisujete konkrétní situaci, prosíme, uvádějte ji pouze obecně a bez jmen nebo jiných údajů, podle kterých by bylo možné konkrétní osoby identifikovat.

Údaje z kontaktního formuláře

Pokud nás kontaktujete přes kontaktní formulář, můžeme zpracovávat:

• jméno,
• e-mail,
• telefon,
• obsah zprávy.

Údaje pro newsletter

Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru nebo novinek, zpracováváme zejména:

• e-mailovou adresu,
• případně jméno nebo název organizace, pokud nám je poskytnete,
• informaci o udělení souhlasu,
• údaje související s rozesílkou, například doručení, otevření newsletteru nebo kliknutí na odkaz, pokud to používaný nástroj umožňuje.

Fakturační a smluvní údaje

Pokud dojde k objednání programu nebo jiné spolupráci, můžeme zpracovávat také:

• fakturační údaje,
• identifikační údaje objednatele,
• údaje potřebné pro smluvní a účetní evidenci,
• historii komunikace a objednávek.

Fotografie, videa a reference

Pokud budeme pořizovat fotografie nebo videa ze školení, případně zveřejňovat reference, můžeme zpracovávat:

• podobiznu osob na fotografiích nebo videích,
• jméno a příjmení osoby uvedené u reference,
• pracovní pozici nebo funkci,
• název školy, firmy nebo organizace,
• text reference.

Fotografie, videa a reference zveřejňujeme pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající souhlas nebo jiné vhodné oprávnění. U dětí a nezletilých osob postupujeme obzvlášť opatrně a zveřejnění řešíme pouze na základě předchozí domluvy a souhlasu oprávněných osob.

Cookies, analytika a online marketing

Při návštěvě webu můžeme zpracovávat údaje související s používáním webu, zejména prostřednictvím cookies a podobných technologií. Může jít například o:

• technické údaje o zařízení a prohlížeči,
• IP adresu nebo její zkrácenou podobu,
• informace o návštěvě webu,
• údaje o chování na webu,
• údaje používané pro měření návštěvnosti, vyhodnocování reklam a online marketing.

Pro analytické a marketingové nástroje, jako jsou Google Analytics, Google Ads nebo Sklik, používáme cookies a podobné technologie pouze v rozsahu, v jakém k tomu udělíte souhlas prostřednictvím cookie lišty nebo nastavení cookies.

3Proč osobní údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

Vyřízení poptávky a komunikace

Vaše údaje používáme k tomu, abychom mohli odpovědět na poptávku, doporučit vhodný program, domluvit podrobnosti, připravit nabídku a komunikovat s vámi.

Právním základem je jednání o smlouvě nebo plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem na odpovědi na váš dotaz.

Objednání a realizace programů

Pokud si objednáte program, školení nebo jinou službu, zpracováváme údaje potřebné pro zajištění realizace, komunikaci, organizaci školení, fakturaci a následnou evidenci.

Právním základem je plnění smlouvy a plnění právních povinností.

Účetnictví a daňová evidence

Fakturační a účetní údaje zpracováváme proto, abychom splnili zákonné povinnosti v oblasti účetnictví a daní.

Právním základem je plnění právní povinnosti.

Ochrana práv a oprávněných zájmů

Některé údaje můžeme uchovávat také pro případ řešení reklamací, sporů, kontroly splnění objednávky nebo ochrany našich právních nároků.

Právním základem je náš oprávněný zájem.

Zasílání newsletteru a obchodních sdělení

Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, zpracováváme váš e-mail za účelem zasílání novinek, informací o programech, akcích a souvisejících službách.

Právním základem je váš souhlas. Souhlas můžete kdykoliv odvolat, například prostřednictvím odhlašovacího odkazu v newsletteru nebo e-mailem na info@cpao.cz.

Fotografie, videa a reference

Fotografie, videa a reference můžeme používat pro prezentaci našich programů, web, sociální sítě a marketingovou komunikaci.

Právním základem je zpravidla souhlas dotčené osoby nebo oprávněné osoby. Souhlas lze kdykoliv odvolat.

Cookies, analytika a marketing

Technické cookies používáme pro správné fungování webu. Analytické a marketingové cookies používáme pouze na základě vašeho souhlasu.

Souhlas s cookies můžete kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies na webu.

4Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel.

• Neuskutečněné poptávky: obvykle nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace.
• Objednávky, realizované programy a smluvní komunikace: po dobu spolupráce a následně obvykle 3 roky z důvodu ochrany právních nároků.
• Fakturační a účetní údaje: po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 až 10 let podle typu dokumentu.
• Newsletter: po dobu trvání souhlasu, tedy do odhlášení nebo odvolání souhlasu.
• Fotografie, videa a reference: po dobu trvání souhlasu nebo po dobu zveřejnění, nejdéle však do odvolání souhlasu, pokud je souhlas právním základem zpracování.
• Cookies: podle typu cookies a nastavení souhlasu; konkrétní doby jsou uvedeny v nastavení cookies na webu.

5Komu můžeme osobní údaje předávat

Osobní údaje nepředáváme třetím osobám bezdůvodně. Přístup k nim mohou mít pouze osoby a společnosti, které nám pomáhají zajistit provoz webu, komunikaci, administrativu, účetnictví, marketing nebo realizaci služeb.

Mezi možné příjemce nebo zpracovatele patří zejména:

• poskytovatel hostingu webu,
• správce webu,
• poskytovatel e-mailových a marketingových nástrojů,
• účetní,
• poskytovatel fakturačního systému,
• poskytovatel CRM systému,
• poskytovatelé analytických a reklamních nástrojů, zejména Google Analytics, Google Ads a Sklik,
• případně další dodavatelé, pokud je jejich zapojení nezbytné pro provoz webu nebo poskytování služeb.

Se zpracovateli osobních údajů uzavíráme odpovídající smluvní ujednání, pokud to právní předpisy vyžadují.

Někteří poskytovatelé, zejména poskytovatelé analytických a reklamních nástrojů, mohou zpracovávat údaje i mimo Evropskou unii. Pokud k takovému předání dochází, probíhá pouze za použití vhodných právních záruk podle GDPR.

6Zpracování údajů dětí a citlivých informací

Naše programy jsou určeny mimo jiné školám a dětským kolektivům, ale prostřednictvím webových formulářů standardně nesbíráme jména konkrétních dětí, žáků nebo studentů.

Pro přípravu programu nám obvykle stačí obecné informace, například věková skupina, ročník, počet účastníků nebo stručný obecný popis situace. Prosíme, abyste nám přes formuláře neposílali jména dětí, rodičů, zdravotní údaje, podrobnosti o rodinné situaci ani jiné citlivé osobní údaje.

Pokud nám takové údaje omylem zašlete, budeme je zpracovávat pouze v nezbytném rozsahu pro vyřízení komunikace a podle potřeby je odstraníme nebo vás požádáme o doplnění informací vhodnější formou.

7Dobrovolnost poskytnutí údajů

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné. Některé údaje ale potřebujeme k tomu, abychom mohli vyřídit poptávku, odpovědět na dotaz, připravit nabídku, realizovat objednaný program nebo splnit zákonné povinnosti.

Pokud nám potřebné údaje neposkytnete, nemusíme být schopni poptávku nebo objednávku vyřídit.

Souhlas s newsletterem, fotografiemi, videi, referencemi nebo marketingovými cookies je dobrovolný a jeho neudělení nemá vliv na možnost objednat si naše služby.

8Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů,
• právo na omezení zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
• právo na přenositelnost údajů, pokud se uplatní,
• právo kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@cpao.cz.

Dozorovým úřadem je:

9Odvolání souhlasu

Pokud zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu, můžete souhlas kdykoliv odvolat.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

• Souhlas s newsletterem můžete odvolat kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu nebo zasláním zprávy na info@cpao.cz.
• Souhlas s cookies můžete změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies na webu.
• Souhlas se zveřejněním fotografie, videa nebo reference můžete odvolat e-mailem na info@cpao.cz.

10Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

11Zabezpečení osobních údajů

Osobní údaje chráníme pomocí přiměřených technických a organizačních opatření. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro výkon své práce nebo poskytování služeb.

12Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména pokud se změní naše služby, používané nástroje nebo právní požadavky.

Aktuální verze bude vždy dostupná na našem webu.

Poslední aktualizace: 2. 5. 2026